Een consistente tone of voice wekt vertrouwen. Wanneer je op je website hetzelfde klinkt als in je e-mails en aan de telefoon, voelt je merk herkenbaar en betrouwbaar aan. Dit regel je met een tone of voice-document, waarin je de manier van taalgebruik binnen én buiten je organisatie vastlegt.
Zo raak je de juiste snaar en blijf je consistent in al je uitingen.
Iedereen heeft een tone of voice (ook jij)
Of je er nu bewust over hebt nagedacht of niet: jouw bedrijf hééft al een tone of voice. Die zit vaak in je kernwaarden verweven, maar ook in:
✅ De aanspreekvorm (je of u)
✅ Het gebruik van vakjargon (toegankelijk of juist expertgericht)
✅ De woorden die je kiest (klanten of cliënten)
Tone of voice gaat verder dan geschreven tekst. Het zit ook in presentaties, telefoongesprekken en hoe je een klant te woord staat.
Heb je nog geen duidelijke tone of voice? Geen probleem. We gaan hem nu vastleggen, zodat iedereen binnen je organisatie – vooral marketeers, copywriters en andere communicatieprofessionals – zich eraan kan houden.
Stap 1: Geef je merk een persoonlijkheid
Merken vergeten soms dat ze met mensen communiceren. Een tekst wordt niet voorgelezen aan een groep, maar gelezen door één persoon. Stel je bedrijf voor als een persoon:
- Hoe klinkt die persoon?
- Maakt hij of zij grapjes of blijft het zakelijk?
- Is de toon vriendschappelijk of formeel?
Voorbeeld:
🟢 Jouw bedrijf als persoon is:
- Sociaal
- Toegankelijk
- Enthousiast
🔵 Of juist:
- Zelfverzekerd
- Brutaal
- Vastberaden
Gebruik een brand personality spectrum om dit visueel te maken. Zet kruisjes bij eigenschappen zoals formeel – informeel of serieus – speels en beschrijf waarom je bepaalde keuzes maakt.
Dit helpt je ontdekken of je merk meer behoudend is of juist vooruitstrevend – en waar dat precies geldt.
Een schema kan hierbij helpen. In het brand personality spectrum zet je een kruisje op de plek die het beste bij je merk past – links, rechts of in het midden. Dit hoeft niet meteen een compleet beeld te geven, maar het opent wel de discussie.
Schrijf niet alleen op waar je je merk positioneert, maar ook waarom. Waarom kies je voor een meer behoudende of juist vooruitstrevende benadering? Hoe vertaalt zich dat in je communicatie? Op welke gebieden ben je vooruitstrevend en waar blijf je traditioneel?
Door deze vragen te beantwoorden, krijg je een scherper beeld van je merkpersoonlijkheid en hoe je tone of voice daarop aansluit.
Stap 2: Bepaal de toon – met voorbeelden
Een tone of voice-document komt pas écht tot leven met voorbeelden. Schrijf uit hoe je wél en hoe je juist niet wilt klinken.
🔹 Goede tone of voice-beschrijvingen:
✅ Je maakt een grapje, maar wordt nooit flauw. Je bent scherp en origineel, zonder goedkope humor.
✅ Je bent een autoriteit, maar niet betweterig. Je deelt kennis en geeft advies zonder op te scheppen.
✅ Je schrijft in spreektaal, maar blijft professioneel. Je teksten zijn toegankelijk, maar wanneer nodig duik je de diepte in.
Zo voorkom je interpretatieverschillen en zorg je voor eenduidigheid in je communicatie.
Stap 3: Leg schrijfregels vast
Nadat je de persoonlijkheid en toon hebt bepaald, is het tijd voor concrete schrijfregels. Dit zorgt voor uniformiteit in al je teksten.
Voorbeeld van schrijfregels:
📝 Mijn blogteksten zijn:
✔️ Duidelijk en helder
Ik vermijd vage termen en gebruik concrete voorbeelden.
✔️ Informatief en inspirerend
Ik prikkel de nieuwsgierigheid van mijn lezer en duik waar nodig de diepte in.
✔️ Persoonlijk en direct
Ik schrijf in de ik- of wij-vorm, niet in de derde persoon.
Standaard richtlijnen voor alle teksten:
✅ Aanspreekvorm: Je/jij voor een persoonlijke benadering.
✅ Geen overbodige Engelse termen, tenzij de Nederlandse vertaling ouderwets klinkt.
✅ Aanhalingstekens:
- ‘Enkele aanhalingstekens’ voor losse woorden of eigen termen.
- “Dubbele aanhalingstekens” voor letterlijke citaten.
✅ Koppelteken: Altijd gebruiken als dat de leesbaarheid verbetert (implementatie-intentie).
✅ Getallen: Uitschrijven tot twintig (tien), tientallen tot honderd (vijftig) en honderdtallen tot duizend (driehonderd).
✅ Woorden aan elkaar schrijven: Waar mogelijk, want in het Nederlands schrijf je vaker samenstellingen dan in het Engels.
✅ Eén of een? Alleen een accent gebruiken als het nodig is voor de betekenis (Ik koop één brood vs. Ik koop een brood).
Met deze richtlijnen zorg je ervoor dat alle communicatie dezelfde stijl en toon behoudt.
Stap 4: Maak een woordenlijst
Sommige woorden geven een bepaalde lading aan je merk. Kies bewust:
| Gebruik | Vermijd |
|---|---|
| Hoofdkantoor | Bestuurscentrum, clubhuis |
| Personeel | Werknemers, collega’s |
| Met vriendelijke groet | Hoogachtend, in afwachting van uw antwoord verblijf ik |
| Beste reizigers | Beste dames en heren |
| Klanten | Cliënten, opdrachtgevers |
| Verpleegkundige | Verpleger, verpleegster |
Deze lijst helpt je consistente woordkeuzes te maken, zodat je merk altijd herkenbaar blijft.
Stap 5: Houd rekening met je tekstdoel
Je tone of voice is niet star. Afhankelijk van het tekstdoel kun je variëren, zonder uit de toon te vallen.
📌 Voorbeeld:
- Een winactie → Enthousiaste en speelse toon
- Een klachtenafhandeling → Zakelijke en begripvolle toon
De kunst is om binnen de kaders van je tone of voice te blijven, maar wel flexibel te zijn per situatie.
Waarom een tone of voice-document onmisbaar is
Met een duidelijke tone of voice:
✔️ Klinkt je merk consistent in alle communicatie
✔️ Voelen klanten zich herkend en aangesproken
✔️ Kunnen verschillende medewerkers gemakkelijk dezelfde stijl hanteren
✔️ Maak je een professionele, betrouwbare indruk
Wil je een herkenbare en krachtige merkstem? Bepaal en documenteer je tone of voice. Zo weet iedereen in je organisatie hoe je communiceert – en waarom.
🚀 Tijd om jouw tone of voice vast te leggen? Laten we beginnen!